Een bekeuring doorbelasten aan je chauffeur

Rijdt een werknemer in een bedrijfsauto en wordt er een verkeersboete uitgeschreven, dan komt die bekeuring eerst bij het bedrijf binnen. Het bedrijf is immers de kentekenhouder. Veel organisaties willen het verschuldigde bedrag vervolgens doorbelasten aan de chauffeur die de overtreding daadwerkelijk veroorzaakte. Dat kan, mits je het zorgvuldig en transparant aanpakt.

Mag je een verkeersboete doorbelasten aan een werknemer?

Bij zakelijke voertuigen ontvangt de kentekenhouder de boete — in de praktijk dus de werkgever. Of je die boete vervolgens mag doorbelasten aan de werknemer, hangt af van twee dingen: de afspraken die je hierover hebt vastgelegd en de aard van de overtreding. Het is verstandig om duidelijke afspraken over verkeersboetes op te nemen in de arbeidsovereenkomst of een aanvullend reglement, zodat er voor beide partijen geen onduidelijkheid bestaat.

Let op: dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Laat je afspraken en werkwijze bij twijfel altijd toetsen door een jurist of arbeidsrechtspecialist.

Kentekenaansprakelijkheid versus schuld

Het is belangrijk om twee begrippen uit elkaar te houden. Kentekenaansprakelijkheid betekent dat de boete naar de kentekenhouder gaat, ongeacht wie er reed. Schuld gaat over wie de overtreding feitelijk maakte. Voor het doorbelasten draait het om dat tweede: je wilt de boete neerleggen bij de bestuurder die op het moment van de overtreding in het voertuig zat. Een nauwkeurige rittenadministratie of een sluitende koppeling tussen voertuig, datum en chauffeur is daarvoor onmisbaar.

Zo belast je een bekeuring correct door

Een transparant doorbelastingsproces ziet er als volgt uit:

• Identificeer de bestuurder aan de hand van kenteken, datum en tijdstip op de bekeuring.
• Informeer de chauffeur met een duidelijk betaalverzoek waarin de boetegegevens zichtbaar zijn.
• Bied een eenvoudige betaalmethode aan, zodat de chauffeur het bedrag direct kan voldoen.
• Bied indien nodig een betalingsregeling aan bij een hoger bedrag.
• Leg alles vast — van verzonden berichten tot de betaalstatus — voor een sluitend dossier.

Doorbelasten zonder discussie

De meeste wrijving rondom doorbelaste boetes ontstaat door onduidelijke communicatie. Een chauffeur die een vaag verzoek krijgt zonder context, gaat eerder in discussie. Stuur daarom een gepersonaliseerd betaalverzoek per e-mail en SMS waarin de overtreding, de locatie, de datum en het bedrag duidelijk vermeld staan. Doordat elke stap wordt gelogd — verzonden, geopend, geklikt en betaald — weet je precies waar een verzoek staat en heb je bij vragen altijd een onderbouwd dossier.

Wil je het hele proces in samenhang zien? Lees dan de overzichtspagina over verkeersboetes in je wagenpark beheren.