Administratiekosten bij een verkeersboete: wat mag je rekenen?
Elke boete kost tijd: uitzoeken, doorbelasten, opvolgen. Steeds meer bedrijven rekenen daarom behandelkosten. Wat is redelijk, en hoe zit het met btw?
Een bekeuring afhandelen is werk: de beschikking inlezen, de bestuurder achterhalen, een betaalverzoek sturen, herinneren, verwerken. Leasemaatschappijen rekenen daar al jaren administratiekosten voor. Ook werkgevers en detacheringsbureaus doen dat steeds vaker. Dat mag, maar niet ongeremd.
Wat is toegestaan
Er is geen wettelijk vastgesteld tarief voor administratiekosten bij verkeersboetes. Wel gelden twee voorwaarden uit het algemene contractenrecht en het arbeidsrecht: de kosten moeten vooraf zijn afgesproken, bijvoorbeeld in de leaseovereenkomst, de arbeidsovereenkomst of een autoregeling, en ze moeten redelijk zijn in verhouding tot het werk. Een vast bedrag per boete is het meest gebruikelijk en het makkelijkst uit te leggen.
Hoe zit het met btw
De boete zelf is geen vergoeding voor een dienst; die belast je zonder btw door. De administratiekosten zijn wél een dienst die je levert, en daarover reken je btw. Op een factuur staan de boete en de behandelkosten dus apart: de boete zonder btw, de behandelkosten met btw. Overleg met je accountant hoe dit in jouw situatie uitpakt.
Rekenvoorbeeld
Boete €50,00, behandelkosten €15,00, btw 21% over de behandelkosten €3,15. De bestuurder betaalt in totaal €68,15. De boete blijft €50,00; alleen de kosten zijn belast.
Zo regel je het automatisch
- Stel het bedrag één keer in – met het btw-percentage en de naam die op de factuur komt, bijvoorbeeld ‘Administratiekosten’.
- Laat het op elke nieuwe boete toepassen – bestaande boetes houden hun bedrag.
- Stuur automatisch een factuur – zodra de betaling binnen is, met oplopend factuurnummer en je bedrijfsgegevens.
- Laat zakelijke klanten op factuur betalen – met een betaaltermijn naar keuze.
Hoe Fleetfines helpt
In Fleetfines zet je behandelkosten aan bij Instellingen. Elke nieuwe boete krijgt het bedrag en de btw er automatisch bij, de chauffeur ziet de opbouw in het betaalverzoek en ontvangt na betaling een pdf-factuur. Lees meer over behandelkosten en facturen.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Controleer de actuele regels bij het CJIB, de Rijksoverheid of je adviseur.
Veelgestelde vragen
Is er een maximum voor administratiekosten bij een boete?
Nee, er is geen wettelijk maximum. De kosten moeten wel vooraf zijn afgesproken en redelijk zijn in verhouding tot het werk dat je ervoor doet.
Moet ik btw rekenen over administratiekosten?
In de regel wel: de administratiekosten zijn een dienst. De boete zelf belast je zonder btw door. Overleg met je accountant over jouw situatie.
Kan ik de kosten per boete laten verschillen?
In Fleetfines stel je één vast bedrag in dat op elke nieuwe boete wordt toegepast. Per boete kun je de betaalwijze kiezen, bijvoorbeeld online of op factuur.
Boetes afhandelen zonder gedoe? Zo werkt Fleetfines.
Probeer Fleetfines helemaal gratis. Daarna betaal je één vaste prijs van €5 per maand (excl. btw), waarin alles is inbegrepen.